Lebenslagenführer

Behörden oder Gerichte in Deutschland erkennen ausländische öffentliche Urkunden oftmals nur dann an, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist.

Sie brauchen also entweder eine Legalisation der deutschen Auslandsvertretung (deutsche Botschaften und Konsulate im Ausland) oder eine Apostille (auch "Haager Apostille" genannt) der zuständigen Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde.

Apostille

Mit der Apostille wird die Urkunde direkt in Deutschland anerkannt. Eine Beteiligung der deutschen Auslandsvertretung ist dann nicht mehr notwendig.

Ob eine Legalisation oder eine Apostille erforderlich ist, hängt davon ab, in welchem Staat die Urkunde ausgestellt wurde. Für welche Staaten die "Haager Apostille" ausreicht, lesen Sie hier:

• Länderverzeichnis
  Deutsche Sektion der Internationalen Kommission für das Zivilstandswesen

Insbesondere für Personenstandsurkunden gibt es daneben mit verschiedenen Staaten bilaterale Verträge zum Verzicht auf Legalisation und Apostille.

Legalisation

Öffentliche Urkunden, auf die kein internationales Übereinkommen anwendbar ist, können von der deutschen Auslandsvertretung (Botschaft oder Konsulat im jeweiligen Staat) legalisiert werden.

In den meisten Staaten ist die Legalisation von Urkunden nur möglich, wenn zuerst eine Vorbeglaubigung durch das Außenministerium oder andere Behörden des Ausstellerstaates erfolgte.

Einigen deutschen Auslandsvertretungen ist es aufgrund der Verhältnisse im jeweiligen Staat derzeit nicht möglich, Urkunden zu legalisieren, da sie die Echtheit der Urkunden nicht hinreichend überprüfen können. Die Vertretungen haben daher mit Zustimmung des Auswärtigen Amtes die Legalisation bis auf weiteres eingestellt.

Überprüfung im Rahmen der Amts- und Rechtshilfe

Im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden beziehungsweise der Rechtshilfe für die Gerichte können die deutschen Konsularbeamten der betroffenen Auslandsvertretungen – je nach lokalen Gegebenheiten – überprüfen lassen, ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft.

Deutsche Behörden oder Gerichte, die Urkunden aus einem dieser Staaten benötigen (etwa für die Anmeldung zur Eheschließung oder die Beurkundung einer im Ausland geschlossenen Ehe im Eheregister) können eine solche Überprüfung verlangen.

Mehr zum Thema:

Nähere Informationen über die betreffenden Staaten und die Amtshilfeverfahren erhalten Sie hier:

• Internationaler Urkundenverkehr
• Merkblatt "Ausländische öffentliche Urkunden zur Verwendung in Deutschland" [PDF]
  Auswärtiges Amt

Legalisation

deutsche Auslandsvertretung (deutsche Botschaft oder deutsches Konsulat) im jeweiligen Staat für Urkunden aus ihrem Amtsbezirk

• Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland
  Verzeichnis des Auswärtigen Amts

Vorbeglaubigung

Außenministerium oder andere Behörden des Ausstellerstaates

Apostille

jeder Vertragsstaat bestimmt, welche Behörden in seinem Staat die Apostille erteilen – erkundigen Sie sich bitte bei

• der Stelle, die die Urkunde ausgestellt hat oder
• der zuständigen deutschen Auslandsvertretung

Wenden Sie sich zunächst an die zuständige deutsche Auslandsvertretung, um zu erfahren, ob Ihre Urkunde überhaupt legalisiert werden muss und welche Voraussetzungen gegebenenfalls für das konkrete Legalisationsverfahren erfüllt sein müssen.

Wenn Sie die Urkunde bei einem deutschen Standesamt vorlegen müssen, hilft Ihnen unter Umständen auch das Standesamt weiter.

• Den Antrag auf Legalisation von Urkunden müssen Sie bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung stellen. Falls Sie als Urkundeninhaber nicht selbst bei der Auslandsvertretung vorsprechen können, weil Sie sich zum Beispiel in Deutschland aufhalten, können Sie den Antrag und die Urkunde auch per Post einreichen. Der Antrag kann auch durch Verwandte oder Bekannte vor Ort eingereicht werden, wenn diese hierzu von Ihnen ordnungsgemäß bevollmächtigt wurden.
• Ist eine Vorbeglaubigung der Urkunde erforderlich, müssen Sie sich zuerst an die dafür zuständige Behörde im Ausstellungsstaat wenden.
• Benötigen Sie lediglich eine Apostille, wenden Sie sich an die entsprechende ausländische (Apostille-)Behörde.

Übersendung

Ist Ihnen der Postweg nicht zuverlässig genug, um den Antrag und die Urkunde an die deutsche Auslandsvertretung oder die zuständige Behörde im Ausstellungsstaat zu übersenden, können Sie einen der international tätigen kommerziellen Kurierdienste mit der Zustellung beauftragen.

Unterstützung und Hilfe

Sollten Sie bei der Vorbeglaubigung von Urkunden für die Legalisation oder der Erteilung der "Haager Apostille" aus dem Ausland auf sprachliche oder andere Schwierigkeiten treffen, die einen unmittelbaren Kontakt mit der zuständigen Behörde im Ausland unmöglich machen, setzen Sie sich bitte mit der örtlichen deutschen Auslandsvertretung in Verbindung.

In Ausnahmefällen kann die deutsche Auslandsvertretung für sie tätig werden. Dies gilt jedoch nur, wenn Sie deutscher Staatsangehöriger sind.

• Originalurkunde
• bei Legalisation: Vorbeglaubigung des Ausstellerstaates
• gegebenenfalls: Vollmacht für den Vertreter / die Vertreterin

Bei der Einholung der Apostille bei den zuständigen ausländischen Behörden ist teilweise mit langen Wartezeiten zu rechnen.

Legalisation

Für die Legalisation werden von den deutschen Auslandsvertretungen Gebühren und Auslagen nach dem Auslandskostengesetz und der Auslandskostenverordnung erhoben. Die Gebühr beträgt zurzeit zwischen EUR 20,00 und EUR 80,00 pro Urkunde.

Auch wenn die Legalisation nicht erfolgen kann, weil sich zum Beispiel die Urkunde als falsch erwiesen hat, fällt eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75 Prozent an.

Apostille

Für die Apostille werden ebenfalls Gebühren und Auslagen nach dem Recht des jeweiligen ausländischen Staates erhoben.

Überprüfung im Rahmen der Amts- und Rechtshilfe

Die für die Überprüfung im Rahmen der Amts- und Rechtshilfe anfallenden Kosten sind vom jeweiligen Einzelfall abhängig. Die Überprüfung erfolgt im Allgemeinen erst, wenn der Urkundeninhaber einen entsprechenden Kostenvorschuss geleistet hat.

• § 13 Gesetz über die Konsularbeamten, ihre Aufgaben und Befugnisse / Konsulargesetz (KonsG) – Legalisation ausländischer öffentlicher Urkunden
• Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation
• Auslandkostengesetz
• Auslandskostenverordnung